Processus procure-to-pay : définition, importance et étapes
Le processus Procure-to-Pay ou P2P est l’ensemble des opérations et des solutions qui commencent par l’achat d’un produit jusqu’au paiement du fournisseur. En d’autres termes, il s’agit d’un cycle de vie complet incluant la création des commandes, la réception des biens ou services, la gestion des factures et leur règlement. Afin de faciliter les tâches, les entreprises utilisent souvent une solution électronique et différentes technologies avancées (instruments d’automatisation). Cela permet de réduire les dépenses lors des achats, de limiter les désagréments et d’améliorer la régularité aux normes. Lorsque le processus procure-to-pay est bien maîtrisé, il présentera des impacts positifs sur la performance de l’entreprise et des fournisseurs.
Qu’est-ce que le P2P ou le processus procure-to-pay ?
Le processus Procure-to-Pay (P2P) regroupe toutes les étapes qui s’étendent de la formulation d’un besoin d’achat jusqu’aux paiements finaux auprès du fournisseur. Cette solution est généralement gérée à travers divers services, tels que ;
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- L’achat
- La comptabilité
- L’approvisionnement
- Etc.
En effet, le processus procure-to-pay commence par l’identification de la demande d’achat dans le système de l’entreprise. Avant toute validation auprès des fournisseurs, celle-ci procède à l’étude et à la gestion des budgets, des factures reçues, des ressources et des solutions nécessaires.
Après prise de décision, l’émission de la commande aura lieu. Un bon de commande sera donc généré par les départements responsables d’achats et sera transmis au fournisseur concerné. Les équipes de contrôle se chargent ensuite de l’entrée en stock des produits ou des services tout en vérifiant le respect des conditions de livraison. Le fournisseur ou le prestataire de service envoie la facture pour que l’entreprise puisse effectuer le paiement.
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Importance du processus Procure-to-Pay dans les systèmes d’une entreprise
Le processus Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) joue un rôle stratégique dans la gestion d’une entreprise. Il vise à structurer et à assurer l’automatisation du travail lié à la chaîne d’approvisionnement, aux factures, aux données fournisseurs et au paiement. Il est important pour :
- Optimiser et contrôler les dépenses en réduisant les erreurs coûteuses, en évitant les doublons de commande
- Assurer une meilleure collaboration et une bonne gestion entre les services achats, approvisionnement, finance et les fournisseurs
- Accélérer les tâches en adoptant une solution d’automatisation des tâches avec l’utilisation d’outils performants
- Améliorer la conformité des achats aux normes et aux règles internes
Un bon processus Procure-to-Pay offre une visibilité en temps réel sur les dépenses, les factures, les achats en cours et les statuts de paiement des fournisseurs. Pour que tout se passe correctement, il est essentiel d’engager des professionnels qui maîtrisent cette stratégie. Cela permet de garantir l’efficacité des solutions mises en place lors du processus Procure-to-Pay et la cohérence de chaque étape. En plus, leur coopération assure une gestion fluide, une bonne communication et des achats réussis.
Comment faire pour voir un bon processus P2P ?
Avoir un bon processus Procure-to-Pay est essentiel pour sécuriser les relations fournisseurs. L’optimisation du processus P2P permet aussi de réduire les délais de traitement et les coûts liés à toute opération d’achat et de paiement. Pour réussir le processus Procure-to-Pay, une entreprise peut suivre ces conseils :
- Analyser de manière approfondie les besoins internes, la source d’approvisionnement et les détails des factures
- Définir des rôles entre les services
- Utilisation des solutions d’automatisation des tâches (Ex. : des logiciels d’achat et de facturation…)
- Établir des règles d’achats à respecter et les détails des contrats à conclure lors du Procure-to-Pay
- Suivre les indicateurs de performances, évaluer les résultats et gérer les dépenses
- Rester en contact avec des fournisseurs différents
Il est également recommandé de programmer des formations spécifiques pour que tous les collaborateurs maîtrisent le Procure-to-Pay. Ces derniers sont tenus de connaître les enjeux, les objectifs du P2P et la meilleure solution pour garantir le bon fonctionnement dans le long terme.